中小企業が人事評価システムを導入するメリットとは？失敗しないシステム選びのコツも解説

自社の人事評価制度に課題感があるものの、制度の見直しや効率化に踏み切れない中小企業は少なくありません。制度を見直すにしても、何から着手すればよいか判断するのは難しいことです。

そこで本記事では、人事評価制度の見直しや効率化に特化したツール「人事評価システム」について解説します。中小企業が人事評価システムを導入すると、どのようなメリットが得られるのか詳しくお伝えします。

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人事評価システムとは、人事評価に使用する評価シートの作成や回収、収集したデータの分析・管理を自動化するシステムのことです。紙やExcelによって管理していた従来の人事評価が効率化され、より高い精度の人事評価制度の構築に役立ちます。

なお、人事評価システムは、インターネットを介して利用する「クラウド型」と、自社サーバーを利用する「オンプレミス型」の2つに分類されます。

クラウド型とオンプレミス型で強みや費用感が異なり、一概にどちらが優れているとはいえません。それぞれの特徴を押さえたうえで、自社に適した人事評価システムを選ぶことが重要です。

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中小企業が人事評価システムを導入する目的には、以下のようなものが挙げられます。

• 人事評価業務の効率化

• 公平な評価制度の構築

人口減少が進む日本では、労働力不足が大きな問題になっています。特に中小企業では、深刻な人手不足の課題を抱えている会社も少なくありません。

そういった中小企業の状況を踏まえ、人手不足を解決する方法として、人事評価システムの導入が挙げられます。人事評価システムを導入すれば、これまで多くの時間と労力を費やしていた人事評価の効率化が可能です。結果的に、人事担当者をはじめとする従業員の業務量の軽減につながります。

また、システムの機能により公平な評価制度を構築できれば、従業員のエンゲージメントやモチベーションが向上し、離職率の低下や生産性の向上が期待できます。

人手不足の解決というと、従業員の新規雇用を想像しがちですが、業務の効率化や定着率の向上も有効な手立てです。

人事評価システムの有用性は理解しつつも、どのタイミングで導入すべきか悩まれている方もいるでしょう。中小企業で人事評価システムを導入するタイミングは、以下を目安にしてみてください。

• 従業員数が50名を超えた

• 積極的な新規雇用を計画している

• テレワークやフレックス制を導入した

従業員数が50名を超えると、従業員一人ひとりを認知し、管理するのが難しくなってきます。従業員ごとの勤務態度や実績を把握できなければ、公平な人事評価は困難です。

従業員数が50名を超えなくても、多数の新規雇用を計画しているのであれば、それを機に人事評価システムを導入するのも一案です。

また、テレワークやフレックス制など、新しい働き方を取り入れると従業員の仕事ぶりが見えにくくなります。人事評価システムを導入すれば、多様な働き方を取り入れるなかでも、従業員の正当な評価がしやすくなるでしょう。

中小企業が人事評価システムを導入すると、以下のメリットが得られます。項目ごとに詳しく解説します。

• 従業員のスキルが可視化される

• 公正な評価システムを構築できる

• モチベーションの高い社員が増える

• 生産性が向上する

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• 人事評価制度のメリット・デメリット｜導入前に知るべきポイントとは？

人事評価システムを導入すると、従業員のデータが一元管理できます。氏名や住所だけでなく、所有資格や仕事の成果など、業務に関する情報が見やすい状態に整理されます。

また、収集したデータを数値化・グラフ化する機能を活用すれば、従業員のスキルの可視化も可能です。こうして可視化されたデータを活用すれば、従業員を適材適所に配置し、最大限に力を発揮してもらえるよう働きかけることもできます。

従業員の能力を正しく把握するうえで、公正な評価制度の構築は欠かせません。

人事評価システムでは、評価項目ごとに詳細な内容を設定できます。従来のやり方では難しかった、客観的な視点での評価制度の構築が可能です。

また、評価内容が数値化されるため、評価者の主観による評価のブレも低減されます。

従業員にとって、自身の努力や実績が正当に評価されることは、大きなモチベーションになります。そのためには、透明性のある公正な評価制度の構築が欠かせません。

評価制度をブラッシュアップすることで、能力や実績をきちんと評価できるようになれば、意欲的に働いてくれる従業員の増加も期待できます。結果的に、一人ひとりの生産性が高まったり、企業への愛着が生まれたりすれば、売上拡大や離職率の低下にもつながるでしょう。

紙やExcelを使って人事評価を行っている場合、評価シートの配布や回収に多大な時間と手間を要します。また、手作業が多いぶん、ヒューマンエラーの発生率も高まるでしょう。

その点、人事評価システムを導入すれば、こういった作業をすべてシステム内で完結できます。従来のやり方と比べれば、担当者の業務負担や所要時間、ミスの発生率は減るはずです。

人事評価が効率化され人的リソースに余裕ができれば、コア業務に注力して生産性の向上を図ることも可能です。

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中小企業が人事評価システムを導入すると、多くのメリットを得られます。一方で、デメリットや注意点もあります。システム導入を決めるまえに、以下の内容も押さえておきましょう。

• 導入・運用コストが発生する

• 適切に運用できるまで時間がかかる

• 従業員のスキルが画一化されるおそれがある

人事評価システムの導入・運用には、金銭的コストがかかります。人事評価システムを使いたくてもコストがネックとなり、導入に踏み切れない中小企業も少なくありません。

無理なく使い続けるには、予算内に収まり、必要な機能を搭載している人事評価システムを選ぶことが大切です。

なお、人事評価システムの価格は製品ごとに異なります。なかには機能に制限はあるものの、低額で使える人事評価システムもあります。

人事評価システムを導入し運用するまでには、それなりの手間と時間がかかります。システム導入後は、過去のデータを移したり、従業員に操作方法をレクチャーしたりといった作業も必要です。

人事評価システムを導入する際は、発生しうる作業をリストアップし、必要な人員と時間をスケジュールしておくことが大切です。

人事評価システムにより評価制度を厳格化しすぎると、従業員の能力が画一化されてしまうおそれがあります。型にはまった従業員ばかりになれば会社の柔軟性が失われ、外部環境の変化に対応するのが難しくなります。

変化の激しい昨今、新事業の展開や方向転換を視野に入れ、従業員の性質やスキルを活かす人事評価制度の設計が重要です。

人事評価システムにはいろいろな種類があり、自社に適した製品を探す必要があります。中小企業が人事評価システムを選ぶ際は、以下の基準に照らし合わせてみてください。

• 会社規模に適しているか

• 操作性が優れているか

• 予算に見合った費用対効果を得られるか

• 万全のセキュリティ体制を備えているか

• 手厚いサポートを受けられるか

会社の規模や従業員数は、システムを選定する際の基準になります。多くの人事評価システムでは企業規模に応じた複数のプランが用意されており、大人数に対応できる大企業向けや、機能やユーザー数をカスタマイズできる中小企業向けなど、さまざまです。

会社規模や従業員数を基準にすれば、数多くの選択肢のなかから、自社に適した人事評価システムを絞り込みやすくなります。

人事評価システムを導入しても、操作が難しいために工数が増えてしまうケースもゼロではありません。そのため、従業員の使いやすさを考慮し、直感的に操作できる人事評価システムを導入することが大切です。

なお、人事評価システムのなかには、導入前に使用感を試せる「無料デモ（トライアル）」を実施しているものもあります。導入後に「失敗した」と後悔しないためにも、無料デモは率先して利用しましょう。

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会社の経営に負担をかけないためにも、予算内で無理なく使い続けられる人事評価システムを選ぶことも重要です。

人事評価システムの料金形態は、提供元や製品ごとに異なります。そのため、3社程度を目安に相見積もりはしておくべきでしょう。

安ければよいわけではなく、機能や操作性に優れ、高い費用対効果を得られる人事評価システムを選ぶ視点が必要です。

人事評価システムでは機密性の高い情報を取り扱うため、セキュリティ対策は極めて重要です。システムのセキュリティ対策がプライバシー保護に十分なものか、導入前に確認しておきましょう。

特にクラウド型のシステムは、インターネットを介して使用する都合上、第三者からのサイバー攻撃を受けるリスクがあります。第三者からの攻撃に対して、ベンダー側でどのような対策を講じているかも確かめておく必要があります。

システム導入後にどのようなサポートが受けられるかも、チェックしておきたいポイントです。仮に導入した人事評価システムでトラブルが発生した場合、ベンダーのサポートが不可欠です。

人事評価システムによっては、トラブル発生時の対応だけでなく、人事評価制度の企画・設計まで手助けしてくれるものもあります。

多くの中小企業で人材の確保・育成が課題となるなか、人事評価システムで問題解決を図る企業は少なくありません。人事評価システムは、人事評価に関する業務の効率化や評価制度の構築をサポートするツールです。

人事評価システムを導入すれば、これまで手作業で行っていた業務の自動化が叶い、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

人事評価システムは、中小企業のリソース不足を補い企業の発展を後押しする、有益なツールです。

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