人事管理システム（人事システム）の選び方｜4つのタイプと7つの選定ポイントを解説

従業員数が増え、Excelや紙での人事管理に限界を感じていませんか？

人事管理システム（人事システム）の導入は、単なる業務効率化だけでなく、コスト削減や戦略的な人材活用への第一歩です。

ただ、さまざまな製品があることから、どの人事システムを選べばよいか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

本記事では、人事システムの種類や選び方を詳しく解説します。導入のメリットや注意点も解説しているので、導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

無料で資料をダウンロード

まずはサービスサイトを見てみる

人事管理システム（人事システム）は、企業の規模や成長フェーズによって相性のよいタイプが変わります。

主な種類は、以下の4つです。

• 労務管理・手続き効率化に特化した人事管理システム

• 人材管理・従業員情報を一元管理できる人事管理システム

• 人事評価・タレントマネジメントに強い人事管理システム

• 人事・労務を含む全業務を統合するERP型システム

自社の課題解決にどのタイプが最適か、それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

毎月の給与計算や勤怠集計、入退社手続きなどの定型業務を自動化する人事管理システム（人事システム）です。​

効果が出やすい規模感は業種や拠点数にもよりますが、創業期〜数十名規模では、このタイプの導入だけでも残業やミスの削減など、工数削減の効果が出やすい傾向があります。

【関連コンテンツ】

• 労務管理・人事管理・勤怠管理は何が違う？業務内容とあわせて解説

社員の住所・入社日・家族情報などを一箇所に集約する人事管理システム（人事システム）です。

給与ソフトや勤怠システムとデータ連携できれば、手入力が減り、常に正しい従業員データにアクセスできる状態を作れます。従業員が増え、人力での管理に課題があらわれはじめ、情報の散逸や転記ミスが目立つ組織に適しています。

社員のスキルや評価履歴、資格情報を見える化し、配置・育成・評価に活かす人事管理システム（人事システム）です。

たとえば数百名規模以上で、個々の特性を把握した適正な配置や離職予兆の早期発見に役立つケースがあります。蓄積された人事データを経営判断に活用できるのが大きなメリットです。

【関連コンテンツ】

• タレントマネジメントとは？導入の目的や手順をわかりやすく解説

ERP型システムは、人事、会計、販売管理などの基幹業務を統合できるシステムです。

リアルタイムで全社のデータをつなげられるため、人事をはじめとしたさまざまな情報を一元管理できるのが特徴です。

企業規模が大きく、膨大なデータが社内の各所で管理されている場合には、ERP型の人事管理システム（人事システム）にデータを統合することによって、抜本的な改革を進められるでしょう。

人事管理システム（人事システム）選びで失敗しないためには、自社の課題や規模に合った製品を見極めることが重要です。

具体的に確認すべきポイントは、以下の7点です。

• 自社の人事業務で解決したい課題を明確にする

• 企業規模や予算と機能のバランスを確認する

• システムの提供形態が自社とあっているか確認する

• 現場社員が迷わず使える操作性・画面設計かを確認する

• 既存システムとの連携性を重視する

• セキュリティ対策が十分に行われているか確認する

• 導入後のサポート体制と問い合わせ対応を比較する

まずは現状のアナログ業務を洗い出し、導入目的を明確にすることが最優先です。

業務フローを書き出して、どこに・誰に・どの程度の負荷がかかっているかを可視化・数値化することで、導入後の効果を客観的に検証できるようになります。

企業の成長段階によって、必要な機能や投資できる予算のバランスは大きく変わります。

不安だからと多機能な最上位プランを選ぶのではなく、現在の規模や予算で本当に使いこなせる機能かを基準に、ムダのないプランを選ぶことが大切です。

近年は、サーバー設置が不要で初期費用を抑えやすいクラウド型を選ぶ企業が増えています。

クラウド型は、常に最新の機能を利用できるメリットがある一方、利用人数に応じたランニングコストやインターネット環境の整備が必要な点に注意しましょう。

人事管理システム（人事システム）が定着するかどうかは、現場がストレスなく使えるかによって大きく左右されます。

スマホだけで有給申請や住所変更が完結するか、マニュアルなしでも直感的に操作できるかなど、実際の画面を触って確認することがポイントです。

勤怠ソフトや給与システムと連携できないと、結局は手入力が残り、導入効果が半減してしまいます。

現在利用中のシステムでスムーズにデータ連携できるか、事前に仕様を確認しておきましょう。

重要情報を扱うため、アクセス権限管理やバックアップ体制などのセキュリティ基準は必ず確認してください。

自分たちだけで判断せず、早い段階で社内の情報システム部門など専門家の視点でチェックしてもらうことが大切です。

システムは導入して終わりではなく、運用が軌道に乗るまでのサポート体制が成果を左右します。

専任担当やチャット・電話サポートの有無などを確認し、トラブル時にすぐ相談できる体制があるかどうかも選定基準に含めましょう。

人事システム導入の真の目的は、単なるアナログ作業の置き換えではなく、業務の最適化とデータの有効活用にあります。

導入によって得られる主なメリットは以下の3点です。

• 業務の自動化による工数・コスト削減

• 人事情報の一元管理とスムーズな情報共有

• データ活用による戦略人事・タレントマネジメントの実現

手作業による勤怠集計や給与明細発行には、気づきにくい人件費やミス対応などのコストがかかっています。

システムによる自動化で、初年度から導入費用を上回るコスト削減を実現し、黒字化できるケースも少なくありません。事前に投資対効果（ROI）を試算し、具体的なメリットを明確にすることが導入時のポイントです。

Excelや紙でのバラバラな管理は、手間やミスの原因になります。

システムで一元管理すれば、勤務状況をリアルタイムに把握でき、常に最新データをスムーズに共有できるようになります。

蓄積されたデータを分析することで、客観的な事実に基づく適正配置や育成が可能になります。

ハイパフォーマーの傾向を採用基準に反映させる、あるいは勤怠データの可視化によって離職の兆候を早期察知しフォローするといった戦略的な活用も容易です。

こうしたデータの有効活用は、人事部門の経営への貢献度をより高めることにつながります。

【関連コンテンツ】

• 人事戦略とは？戦略人事との違いや立て方とフレームワークや事例について解説

人事管理システム（人事システム）は業務を効率化するツールですが、導入にはコストや体制整備といった課題も伴います。

導入前に把握しておくべき注意点は、以下の3点です。

• 導入初期費用とランニングコストが発生する

• セキュリティ対策不足によるデータ漏えいリスクがある

• 現場への定着に向けた教育とサポートが必要になる

これらを事前に理解し、対策を考えたうえで導入を進めることで、失敗のリスクを大きく減らせます。

人事システムの導入には、初期費用と月額費用などの継続コストが発生します。

ただし、ペーパーレス化や残業時間の削減、ミス対応の減少によって、年間の削減額が投資額を上回り、初年度から黒字になるケースもあります。

目先の金額だけで判断せず、投資コストと削減できるムダを比較する投資対効果（ROI）を基準に検討することが重要です。

人事は住所や給与口座などの機密情報を扱うため、万全のセキュリティ対策が不可欠です。選定時には以下のポイントを必ず確認しましょう。

• アクセスログの取得： 「誰が」「いつ」データを見たか記録できるか

• バックアップ体制： データ消失時に確実に復旧できるか

• 退職者の権限管理： 離職後のアクセスを自動で遮断できるか

人事部門だけで判断せず、早期に情報システム部門と連携し、社内セキュリティ基準をクリアしているかチェックを受けるのが確実です。

高機能な人事システムでも、現場が使いこなせなければ効果は出ません。

運用開始から最初の3か月は特に質問やトラブルが発生しやすいため、チャットや電話で相談できる窓口を用意しましょう。

また、操作に不安がある社員には個別フォローを行うなど、IT操作に不安がある社員へのサポート体制を整えることで 、スムーズな移行を実現しましょう。

人事評価クラウド導入事例として「HRBrainタレントマネジメント」の導入事例を確認してみましょう。

イオンディライトセキュリティ株式会社は、施設警備業務をメインに事業を展開しています。施設警備業務以外ではイベントに関わる警備業務の運営・企画のほか、近年は施設の快適性診断事業も手掛けています。アナログの紙で人事評価を行っていたことでの作業工数の多さや評価項目の内容に課題を感じていました。

課題

• 紙で人事評価を行っていたことで、膨大な作業工数がかかっていた

• 評価シートを回収したあと返却をしていなかったことで本人が設定した目標を忘れてしまっている

• 評価の運用だけでなく 、現場にそぐわない曖昧な評価項目など、内容にも多くの問題を抱えていた

課題解決のカギ

• 感覚的・直感的な操作性に優れているタレントマネジメントシステム「HRBrain」を導入

• パソコン操作が苦手な方に向け、マニュアル動画を作成し全社的に案内

• 各拠点の幹部層に対して、HRBrain主催の評価者研修をZoomで実施

感覚的・直感的な操作性に優れているタレントマネジメントシステム「HRBrain」を導入。パソコン操作が苦手な方に向け、人事課長が出演するマニュアル動画を作成し社内に案内することで、全社的なシステム普及に繋がりました。また、各拠点の幹部層に対してHRBrain主催の評価者研修をZoomで実施することで、幹部層が評価を行う重要性の理解を促進することができました。

システム導入効果

• 人事評価に関して、幹部や現場から「圧倒的に作業が楽になった」という声を聞くことができた

• 自身の評価に対する従業員からの声を聞くことができた

▼導入システム
HRBrain 人事評価 | HRBrain

▼資料請求
HRBrain 人事評価 サービス資料

▼導入事例
紙の評価シートからシステムに切り替えて工数削減＆評価項目も一新
イオンディライトセキュリティ株式会社 | 導入事例

【関連コンテンツ】

• デジタルトランスフォーメーションはなぜDX？意味や定義、事例を解説

• DX化とIT化は違う？DX化のメリットと課題や成功事例を解説

• DX推進を成功へ導くには？本当にあったDX失敗事例と活用事例

• DXの成功事例とは？デジタルトランスフォーメーションの具体例を解説

• DX推進とは？進め方や課題と役立つツールについて解説

• デジタル人材の採用事例とは？採用から育成～定着のポイント・注意点を解説

• デジタル人材とは？DX人材との違いや不足している理由と育成方法について解説

失敗しない人事管理システム（人事システム）の選び方で重要なのは、会社の規模や解決したい課題に合わせて最適なタイプを見極めることです。

高機能な人事システムがよいとは限らず、現場が使いこなせる操作性や既存ソフトとの連携も欠かせません。導入には初期費用がかかりますが、ペーパーレス化や業務効率化によるコスト削減効果を試算すれば、十分な投資対効果が見込めるはずです。

本記事を参考に自社に合う人事システムを選定し、煩雑な事務作業から解放された、戦略的な人事部門への変革を実現しましょう。

無料で資料をダウンロード

まずはサービスサイトを見てみる