人事業務の効率化はどう進める？手順や役立つツールを紹介

「人事業務の効率化を進めたいけど、どのように進めればいいかわからない」という方のため、人事業務を効率化する方法や具体的な手順をまとめました。

業務の棚卸しからはじまる5つのステップを理解し、実践することで、人事部門の生産性向上と戦略的な人材管理の実現が可能です。

本記事では、人事業務の効率化が難しい背景や実現する方法に加えて、人事業務と労務管理の違いや人事業務の仕事内容なども解説します。人事業務の効率に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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人事業務とは、企業が目的を達成するために必要な「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の「ヒト」を管理する業務です。人材採用、人材配置、人事評価、人材育成など「ヒト」に関わる業務を行います。

人事部門が担う業務は、人材採用や労務管理など多岐に渡ります。日本全体として人手不足が叫ばれるなかで、人事部門も例外ではなく、人手不足によって限られた人材で効率的に業務を行う必要性が強くなっているのが現状です。

人事部門の業務のなかには、人材採用や育成、人員配置など、企業の経営や競争優位性に関わる戦略的な業務も多く含まれています。定型業務で精一杯な状態ではなく、戦略的な業務にリソースや時間をかけられるように、人事業務の効率化が重要視されています。

人事管理と労務管理は、社員が活動するために必要不可欠な業務です。それぞれの業務の違いをご存じでしょうか。

人事管理

人事管理は、いままでご説明したとおり「ヒト」に関わる業務を行います。「人材採用」「人材配置」「人事評価」「人材育成」が主たる業務です。

労務管理

一方、労務管理は社員の給与計算、福利厚生、就業規則など、社員が安心して働ける職場環境を整える業務です。

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人事業務は、以下の4つに分けられます。

• 人事計画

• 採用業務

• 人材育成

• 人事評価

上記4つの仕事内容は密接に関連し、効率的な運用には統合的なデータ管理が不可欠です。

人事計画は、経営戦略実現に必要な人材の質と量を定義し、採用・配置・育成の方向性を決める業務です。

どこでどのような仕事を任せるかによって、社員の成果は大きく変わるものです。そのため、人事計画は企業の成果を左右する重要な役割を担っています。

採用業務は、企業の経営計画に従い必要な人材を採用するために、採用方針や採用計画を策定し、母集団形成から選考・内定・入社オンボーディングまでの業務です。

また、優秀な人材に応募してもらうために、会社の特徴や魅力を発信することも重要な仕事も担います。

従業員のスキル向上とキャリア成長を支援する業務で、研修企画・実施管理・効果測定・育成計画策定を含みます。

人事や社内の優秀な人材が講師をおこなうこともありますが、外部の研修会社に依頼することもあります。

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社員の能力・実績・意欲などを評価する基準を設定し、昇給、昇格、賞与、人事異動などに反映する仕組みづくりと運用をします。

客観的で透明性・公平性がある評価基準を設定し運用することがポイントです。適切な人事評価は社員のモチベーションを向上させ、さらには企業の業績アップにつながります。

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人事業務の効率化を阻む主な要因は、以下をご覧ください。

• 業務範囲が多岐にわたる

• 業務が属人化しやすい

• アナログ管理からの脱却が難しい

ここからは、人事業務の効率化が難しい構造的理由について紹介します。

人事部門は採用・労務・評価・育成・給与など複数領域を担当し、各業務が異なる繁忙期・法令要件を持っています。それぞれの業務に課題がある場合、部門全体としてどの業務の改善を最優先すべきかを見極めるのが困難になりがちです。

各業務の繁忙期が異なり、たとえば、採用は通年、評価は4月・10月、年末調整は11〜1月と常に何かの業務に追われるため、10月には下期評価と中途採用ピーク、年末調整準備が重なり、業務が逼迫しやすいでしょう。

さまざまな業務を担うなかで、効率化に取り組む時間やリソースを確保できない場合には、人事業務の効率化が後回しになってしまいます。

人事業務は採用面接での候補者の見極めや、社員の適性に応じた育成プランの策定など、経験に基づく微妙な判断を要する場面が多く、属人化しやすいリスクを抱えています。たとえば、育休の免除申請などの労務手続きや、休職・副業に関する従業員相談など、個別性が高く、経験豊富な担当者に依存しがちです。

また、給与計算のロジックがExcelマクロに組み込まれ、作成者が退職して誰もメンテナンスできない状況や、部署間の評価バランスをベテラン担当者が感覚で調整するケースもあります。

このような状況では、担当者が異動すると業務ノウハウが失われ、引き継ぎや後任者の対応に時間がかかり、業務効率が大幅に低下するリスクが潜んでるため注意が必要です。

人事業務は紙・Excel・個別システムが混在するアナログ管理が根強く、一度に全てをデジタル化する予算や時間がない、現場が変化に抵抗するといった理由で脱却が進まないケースがあります。既存の運用で一応は問題がないという状況の場合、コストをかけた導入に慎重になりがちです。

人事データは機密性が高く、クラウド導入へのセキュリティ不安もあります。入社時の雇用契約書を紙で保管する運用を変えられず、電子契約システムの導入が見送られることもあるでしょう。

また、10年以上同じExcelで給与計算を運用し、ファイル破損のリスクを抱えながらも、複雑な計算ロジックを要件定義する工数が確保できず、先送りされる可能性もあります。

人事業務を効率化することで、会社に大きなメリットをもたらすことは明らかです。ここでは効率化のために必要な観点をご紹介します。

• まずは取り組み方を見直す

• 「定型業務」と「非定型業務」を分ける

• システムやツール導入でペーパーレス化する

• 多様化する働き方と法改正への対応を行う

• 多様化する働き方と法改正への対応を行う

• アウトソースも検討する

まずは、これらの観点から現状の業務内容を見直すことが、改善の第一歩です。

人事業務効率化の第一歩は、従来の取り組みを見直すことです。
「昔からなんとなくやっている」「前任者から引き継いだ業務をそのままやっている」といった業務を見直してみてください。

紙での情報管理をやめる

申請者や社員の情報を紙の資料で回収したり、保管したりしていませんか。そういった情報をデジタルデータに変えられるかを確認してください。

同じ情報を何度も入力しない

社員情報の管理をデジタルデータ化しても、複数のファイルに同じ情報(部署名や社員名)を入力していませんか。
重複入力が排除できるとデータ入力を効率化できます。どのファイルにどのデータを重複入力しているかを確認してください。

人事業務を効率化するためにツールを活用することは、とても有効な手段です。
ツールを活用するためには、業務を「定型業務」「非定型業務」に分けることがポイントです。

「定型業務」にシステムを活用する

ツールを活用して効率化がもっとも高い業務は「定型業務」の自動化です。
たとえば、RPA(ロボティクス・プロセス・オートメーション)で「定型業務」を自動化できます。自動化することで人より速く正確にその業務を遂行することが可能です。

「非定型業務」に人材を再配置する

定型業務を自動化したことによって省力化できた人材を、非定型業務に再配置できます。
人材採用方針・計画検討や採用面談といった人にしかできない業務に人員を集中することで、業務を効率化することが可能です。

紙やExcel、個別ファイルに分散した人事データを、クラウド型の人事管理システムで一元管理し、ペーパーレス化を進めると、二重入力や転記ミス、検索時間を削減できます。

クラウドシステムは法改正に応じてベンダーが自動アップデートするため、年末調整の様式変更などで自社での改修工数が不要になります。

入社手続きや評価業務、勤怠・給与計算などをシステム化・API連携することで、従来の手作業を大幅に削減できるでしょう。

多様化する働き方や頻発する法改正への迅速な対応が、人事に大きな負担を与えています。

個別の勤務パターンをExcelで管理するのは限界があり、法改正への対応の遅れはコンプライアンス違反のリスクを高めます。

クラウド勤怠システムによるスマホ打刻や、副業申請のシステム化などで、管理工数削減とコンプライアンス担保を両立できるため、仕組みの改善で対応力を高められないか検討してみましょう。

業務の属人化による弊害へ対処するためには、以下のような対策が効果的です。

• 育児休業申請の処理手順をマニュアル化する

• 副業申請の承認基準をフローチャート化する

• 過去の労務相談事例をデータベース化する

業務の属人化は、担当者の休暇や退職時に業務停止リスクを生むだけでなく、後任育成に時間がかかり組織の柔軟性を損なうおそれがあります。担当者に負荷が集中し離職リスクが高まったり、担当者ごとに対応がブレて従業員満足度が低下したりする状況にもつながりかねません。

まず定型業務から標準化し、次に給与計算などリスクが高い業務を進めるなど、段階的に業務の属人化の解消を進めるとよいでしょう。

人事領域のアウトソースといえば、労務管理業務をイメージする方が多いでしょう。しかし人事業務にもアウトソースできる業務があります。

採用をアウトソース

採用アウトソースは「RPO」(Recruitment Process Outsourcing)とも呼ばれ、採用業務の一部、もしくは全てを外部に委託できます。

人事評価をアウトソース

人事評価業務にかかる労力を削減できます。しかし人事評価をアウトソースする主な目的は、第三者による客観的な評価を取り入れ、人材育成や能力開発に活かすことです。

人材育成をアウトソース

人材育成のための教育や研修をアウトソースする企業は多いのではないでしょうか。新人研修、ビジネスマナー研修、管理職研修、営業研修などビジネスマンの基礎から、マイクロソフトオフィス研修、プログラミング研修といったスキルが学習できる研修までさまざまです。

人事業務を効率化するための主なステップは、以下の通りです。

1. 業務の洗い出しと可視化をする 
2. 課題と改善ポイントを整理する 
3. 業務効率化のゴールと目標を設定する 
4. 効率化の範囲と手段を選定する 
5. 選定した手段を実行・導入する 

ここからは、人事業務を効率化するステップごとにポイントを解説します。

効率化の第一歩は、人事部門が担当する全業務を可視化することです。誰が・何を・いつ・何時間かけて・どのように実施しているかを洗い出しましょう

業務を可視化すると、「評価シート回収に年間50時間」「給与計算の転記作業に月10時間」など、具体的な改善ポイントが浮き彫りになります。

人事担当者全員で日々の業務を記録し、年間業務カレンダーや業務フロー図を作成すると、改善点が見えてくるでしょう。

可視化した業務から「工数が大きい」「ミスが頻発している」「二重入力が発生しやすい」といった課題を抽出し、改善余地が大きい業務を特定しましょう。全業務を同時に効率化するのは難しいため、効果が大きい業務から着手するのがポイントです。

課題を定量的に整理すると、「大変な業務を改善する」といった感覚的な目標ではなく、「年間何時間削減可能」といった具体的な目標を試算できます。

課題を管理しやすくするためには、業務名・課題内容・年間工数・改善余地・優先度を記載した課題一覧表を作成する方法もひとつの手です。

人事業務の効率化の成功基準を明確にするため、経営層と合意したゴール（目指す姿）と、定量的に測定可能な目標（KPI）を設定します。

たとえば、ゴールの設定例として「定型業務工数を年間500時間削減し戦略業務に再配分する」、KPI設定例として「繁忙期の残業時間を50%削減」「給与計算ミスを0件」といった数値目標を掲げるなどです。

ゴールとKPIは、プロジェクトの開始時に行うキックオフミーティングで合意を形成し、文書化して関係者に共有しましょう。

課題と目標を踏まえ、どの人事業務を優先的に効率化するか、どの手段で実現するかを決めましょう。全業務を一度に行うのは難しいため、優先順位をつける方法がおすすめです。

たとえば、給与計算は定型業務が多いが専門知識も必要なためアウトソース、勤怠管理は自社で運用する必要があるためクラウドシステム導入、といった形で選ぶ方法があります。

人事業務を効率化する範囲を明らかにした上で、適切な手段を選びましょう。

人事業務の効率化を実現する手段を決めた後は、現場への説明や教育、定着支援をし、少しずつ運用を開始しましょう。システム導入やプロセス変更は現場の業務フローを変えるため、丁寧な説明がないと紙やExcelの運用に戻るリスクが高まります。

人事が勝手に決めたと現場が感じると抵抗が強まるケースもあるため、導入前から関係者を巻き込みメリットを共有することが大切です。

テスト運用から開始して問題点を洗い出し、全社での展開前に改善すると、大きなトラブルを回避できます。

人事業務を効率化するために、ツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。

人事業務の効率化に役立つツールは、以下の4つです。

• Excel

• 採用管理システム

• 労務管理システム

• 人事管理システム

ツールを活用することで人事情報のデジタル化が行え、情報の記録と共有が効率的になります。

人事業務を手軽にデジタル化するツールとして、Excelがあります。

Excel活用のメリット

Excelを活用することで簡単に情報がデジタル化されるため、保存・共有・集計・加工といった作業が紙より効率的に行えます。
またExcelの魅力は多くのパソコンにインストール済みなので、新たに導入コストが発生しない点と操作を覚える学習コストが低い点です。

Excelは大企業の人事業務に向かない

Excelは自由度が高く、手軽に使えるツールです。そのため使用ルールを厳格に設定しルールを守りながら使わないと、データの表記がバラバラになったり、ファイルが散在したりと管理が大変です。
多くの人が人事業務に関わる大手企業では、そのルールを徹底することが非常に難しいでしょう。そのため大手企業には人事業務のツールとしてExcelの活用をおすすめはできません。

採用管理システム（ATS）は、応募者情報の一元管理や選考進捗の可視化、面接日程の自動調整などを実現します。中途・新卒・アルバイトなど複数チャネルからの応募者データを一元管理し、対応漏れを防ぎたい場合にもおすすめです。従来、メールとExcelで1件30分以上かかっていた面接日程調整も、ATSの機能で工数を削減できる可能性があります。

また選考ステージごとに応募者を可視化して対応遅延を防いだり、内定者フォローを半自動化して内定辞退率の改善を図ったりすることも可能です。採用データを自動集計・分析し、採用戦略の改善にもつなげられます。

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労務管理システムは、勤怠管理・給与計算・社会保険手続き・年末調整といった定型業務を自動化し、二重入力や転記ミス、法改正対応の負荷を削減するために役立ちます。従来のタイムカードの手作業集計やExcelへの転記、給与システムへの手入力といった工程を、スマホ打刻やAPI連携によって自動化することも可能です。

労務管理システムは、法改正にもベンダーが自動対応するため、自社での工数は基本的に発生しません。また入退社手続きや年末調整も、システムによる自動作成や電子申請、スマホ入力で完結でき、人事部門の工数削減・ミス防止にもつなげられます。

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• 人事労務管理システムを導入するメリットとは？便利な機能を解説

人事業務を抜本的に効率化するツールとして、人事管理システムの導入も検討できます。

人事管理システムには2つのタイプがあります。1つは人事領域をすべて網羅したオールインワン型システムです。もう1つは「人材採用」「人事評価」「人材育成」「人材配置」など各業務向け特化型システムで、単体で利用したり組み合わせで利用したりできます。

オールインワン型は1つのシステムですべてが網羅できるため、同じデータを再度入力することがなく、また全ての機能を同じ画面で操作できる点が便利です。
ただし、人事業務全般にシステムを組み込むため、対応領域が広く調整ごとが多数発生するため導入に苦労します。

業務特化型のシステムは、対応領域が狭いため導入が比較的簡単です。効率化させたい業務に優先順位をつけて、優先順の高いところからシステム化する進め方がおすすめです。
一方、業務ごとに違うシステムを入れるため、各システムでデータを同期する仕組みが必要となる場合があります。
そのためデータ同期機能を新たに開発するための予算をあらかじめ用意しておくことをおすすめします。

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人事業務を効率化するために、Excelのような汎用ツールを活用することも手段の1つです。

しかしより効果の高い効率化を求めるのであれば、より専門的な人事業務システムの活用をおすすめします。

人事管理システムを導入したいと考えても何を基準に選べば良いか迷うのではないでしょうか。
ここでは人事管理システムを選ぶ4つのポイントを紹介します。

• 目的を達成できる機能があるのか

• 操作がしやすいか

• サポートが充実しているか

• 費用がマッチしているか

目的を達成できる機能があるのか
まず効率化したい業務とそこで行われている作業を明確にすることから始めましょう。
たとえば「人事評価」業務で評価データの回収に手間と時間がかかるのであれば、それを解消できる人事管理システムを選ぶ必要があります。
具体的に時間がかかる業務と作業を洗い出すことで、システムを選ぶポイントが見えてきます。

操作がしやすいか

目的が達成できる機能があったとしても操作が難しいと、その人事管理システムは使われません。
極端ですが、マニュアルを読まなくても使えるぐらいユーザーに優しいシステムを、選ぶことをおすすめします。

サポートが充実しているか
システムを導入する時に「何を決めて、どう設定すれば良いのかわからない」であったり、システム導入後にどう操作したら目的が達成できるのかわからなくなったりします。
そのような時のために、サポートの充実度を念入りに確認することをおすすめします。確認するポイントは次のとおりです。

• 電話、メール、チャットなど問い合わせ方法

• 問い合わせから回答が得られるまでの時間

• 活用事例や「よくある質問」が整理されたWebサイトがある

• セミナーなど学習機会が提供されている

費用がマッチしているか
いくら効率化できそうなシステムであっても、費用が予算とマッチしていなければ導入ができません。
あらかじめ会社に予算を確認しておきましょう。

人事管理システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

オンプレミス型は、自社内にサーバーやソフトウェアを設置・構築する方式です。カスタマイズ自由度が高く、厳格なセキュリティ要件がある大企業に向いています。ただし、初期費用が高額で、導入に6ヶ月以上かかる傾向があります。また、システムの保守・運用や法改正に伴うアップデートは、自社での対応が必要です。

一方、クラウド型はインターネット経由でベンダーが提供するシステムを利用する方式です。自社でサーバーを持つ必要がなく、初期費用を抑えて短期間で導入できます。月額利用料は発生しますが、システムの保守・運用や法改正への対応はベンダー側で行われるため、人事担当者の運用負荷の削減が可能です。

人事管理システムは現在40以上の種類があります。どのシステムにも特徴があり迷ってしまうでしょう。

そのような中で「HRBrain」を選択肢の1つに加えてみてはいかがでしょうか。

HRBrainは人事業務の中でも「人事評価」「人材データの活用」が効率化できるシステムです。

人事評価の効率化

人事評価は本人と上長たちに評価を入力してもらい集計します。評価の回収や集計作業を行うだけでも手間がかかる上、期日を守らない人に評価入力を催促する手間も発生します。
HRBrainなら社員全員が評価をクラウドサービス上に入力できるので、評価の回収や集計といった作業が発生しません。評価入力の催促もワンクリックで行えるので便利で効率的です。

人材データの活用

社員のあらゆる情報を一元的に管理ができます。住所、年齢、役職、等級といった基本情報に追加して、いままでのキャリア、能力・スキル、価値観、将来の希望といった情報を登録管理ができます。
HRBrainは企業ごとに自由にデータ項目が作成でき登録できます。そして登録されたデータを活用することで、目的にあった人材の検索や人材配置を効率良く行えます。

人事業務の効率化は、業務の可視化と課題整理からはじまります。定型業務はシステム化やアウトソースで自動化し、創出した時間を人材育成などの非定型業務に使いましょう。

クラウド型の人事管理システムは、初期費用が低く法改正にも自動対応できるため、特に中堅企業に適しています。5つのステップで段階的に導入し、PDCAを回すことで、工数削減と経営貢献を両立しましょう。

「HRBrain タレントマネジメント」は直感的な操作画面と充実したサポート体制が特徴で、システムに不慣れな担当者でも安心して使えるよう設計されています。人事業務の効率化を図りたい場合は、「HRBrain タレントマネジメント」の活用を検討しましょう。

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